Comment faire de la GED l’outil indispensable à votre Système de Management de la Qualité ? Dans cette série de trois articles, nous traitons les enjeux clés que les services Qualité adressent avec une solution de GED et ECM ! Nous avons évoqué la gestion et la diffusion du référentiel Qualité, ainsi que la gestion des Non-Conformités et des CAPA dans nos précédents posts.
Abordons maintenant notre dernier enjeu : La maîtrise des Audits Qualité !
La GED SMQ : Le socle de la démarche
Comme nous avons pu le voir dans les articles précédents, les fonctionnalités d’un bon outil de GED pour le Système de Management de la Qualité offrent aux entreprises une structuration de leur gestion documentaire ainsi qu’une grande traçabilité des actions réalisées par leurs utilisateurs.
De fait, les audits qualité seront largement facilités : les informations et documents requis par l’auditeur seront accessibles simplement et il sera ainsi facile d’en démontrer le cycle de vie grâce à l’historique des versions et des actions réalisées par les utilisateurs (Piste d’Audit Fiable).
Le système permet donc intrinsèquement de pouvoir s’assurer que chaque document a suivi le processus adapté, selon sa typologie. L’entreprise prend ainsi en compte les obligations liées aux Audits dans ces processus quotidiens : la réalisation d’un Audit Qualité sera facilitée par l’accessibilité des informations utiles et des gains de productivité seront réalisés.
La réalisation de l’Audit : un outil de préparation et de suivi
La préparation et la réalisation des Audits sera optimisée grâce aux fonctionnalités suivantes :
- La centralisation des informations en lien avec l’Audit au sein de la GED
- Des processus dédiés à la préparation de l’Audit, via des formulaires et des Workflow
- La notification des acteurs impliqués dans l’Audit
- La signature électronique du rapport
- La capitalisation et l’historisation des rapports d’Audit reçus
- Le détail du traitement des écarts (mineur, majeur, critique)
- Un circuit de Workflow permettant de mettre en place et de tracer les Actions Correctives
- Le suivi de l’Audit via des Reportings et un Calendrier pour suivre les actions en cours
Respect de la réglementation : une solution facilitant vos démarches de certifications
Dans le choix de la solution SMQ / QMS, il est également important de prendre en compte le cadre réglementaire : la solution permet en standard de valider les certifications. Elle pourra également démontrer par là-même que les processus sont maitrisés et pris en compte au quotidien par l’ensemble des équipes.
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