#Dématérialisation, #Digitalisation, #Collaboration … la crise #COVID a largement accéléré un processus entamé de longue date et mis en lumière les lacunes de nombreuses entreprises en termes de partage de l’ #Information, de gestion de #Données, des #Documents et d’#Automatisation des processus métiers.
- Quelles questions se poser en amont du projet ?
- Comment identifier les processus prioritaires ?
- Quelle solution sera la plus adaptée au contexte ?
- …
Nous vous proposons une démarche en cinq étapes clés pour réussir votre projet de digitalisation.
Quatre grands types de flux cohabitent au sein des entreprises :
- Les flux financiers
- Les flux logistiques (flux physiques, entrées/sorties de stocks, mouvements internes, etc.)
- Les flux de ressources (main d’œuvre, machines, …)
- Les flux de support d’information (documents, EDI, emails, sms, voix, chat, etc.)
Les éditeurs de logiciels n’ont eu de cesse d’accompagner l’industrie en optimisant chacun de ces flux, en intervenant sur quatre leviers :
- L’amélioration de la productivité grâce à la capacité de calcul croissante
- L’intégration de ces différents flux entre eux, lorsqu’ils interviennent conjointement au sein d’un même processus (par exemple : la vente d’un produit passe à la fois par la sortie d’un stock – (livraison) – l’émission d’une créance – (facture) – et par l’émission d’un support papier ou dématérialisé – (Bon de Livraison, message EDI de type DESADV, INVOIC, etc.)).
- La facilitation de la collaboration entre les différents services responsables de la chaîne de valeur (dans l’exemple ci-dessus, l’ERP va construire un référentiel commun permettant la coordination des services Logistique, Administration des Ventes et Comptable pour gérer respectivement l’expédition, l’émission d’un document BL et l’émission d’une créance.
- L’aide à la décision (voire dans certains cas l’automatisation de la décision) à titre d’exemple, on retrouvera des logiciels d’aide à la définition de prévisions commerciales, des logiciels de Data Mining, des logiciels de calcul MRP permettant d’anticiper un réapprovisionnement, etc. L’intelligence artificielle (IA) constitue une des dernières technologies capables d’innover sur ce levier.
Les solutions logicielles qui apportent le plus de valeur ajoutée aux entreprises, sont celles qui interviennent sur ces quatre leviers et/ou qui facilitent leur cohabitation.
Lorsqu’elles prennent une décision d’investissement logiciel, les entreprises ont souvent tendance à mettre sur le même plan des solutions de nature très différentes et font du prix le premier critère de choix de la solution. Pourtant, la sélection et la mise en place d’une solution logicielle est un investissement de long terme ayant des impacts en termes de productivité et d’organisation très importants. Raisonner en termes d’investissement et de valeur ajoutée globale obtenue pour l’entreprise est ainsi la meilleure approche pour un choix gagnant !
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) en sont un parfait exemple, un très grand nombre de solutions de gestion de contenus et de documents sont disponibles sur le marché avec un fonctionnel très hétérogène. Certaines solutions permettent une gestion de l’information très pointue, là où d’autres proposeront simplement un classement arborescent amélioré :
- Si vous investissez dans une GED qui vous permet de stocker vos documents dans des « armoires », « classeurs » et autres« chemises » virtuels, pour les retrouver de façon rapide et pratique, vous bénéficiez des bénéfices du levier de productivité. Mais bien souvent, hormis quelques avantages de sécurité, ces solutions vous apportent peu de choses de plus qu’un stockage dans des répertoires Windows.
- D’autres GED proposent une approche plus collaborative et moins cloisonnée vous permettant de tirer parti du levier de dé-silotage de l’information entre les services cependant l’intégration aux flux physiques et financiers de l’entreprise est souvent insuffisante voire inexistante et enfin, l’aide au choix totalement absente.
Bien souvent, les GED se restreignent à une vision purement statique de l’information et n’apportent pas la valeur qu’on pourrait attendre d’elles. La maîtrise de l’information est une donnée essentielle pour prendre les bonnes décisions, il vaut alors la peine d’y réfléchir pour faire les bons choix.
De l’importance d’un choix effectué dans un contexte global
Une erreur commune dans une décision d’investissement logicielle, est de raisonner sur un besoin isolé, décorrélé des processus globaux de l’entreprise. Le résultat souvent obtenu est qu’au lieu d’obtenir un avantage, sont ajoutées une couche de complexité et de contraintes supplémentaires (ajout d’interfaces, problèmes de cohérence ou de coordination, etc.).
L’approche idéale serait plutôt :
1 – D’identifier les processus de l’entreprise qui sont clés à son bon fonctionnement
2 – De prioriser son attention sur les processus de l’entreprise qui nécessitent d’être optimisés (quelle qu’en soit la raison : productivité, rentabilité, conformité à une exigence réglementaire, amélioration de la traçabilité, homogénéisation et amélioration des pratiques, etc.)
3 – D’analyser le processus dans son ensemble et d’identifier les flux qui interviennent en son sein (quels acteurs sont impliqués, quels types de flux sont engagés, quelles adhérences existent avec des flux déjà gérés par ailleurs par le S.I., etc.)
4 – De simplifier au maximum le processus quand il peut l’être
5 – De choisir enfin la solution qui saura répondre à tous ces besoins parce que c’est la condition sine qua none à l’amélioration globale du processus
Un logiciel n’est qu’un outil. Il n’a jamais été une réponse magique qui règlera vos problèmes d’organisation. En revanche, si vous partez réellement de vos besoins et que vous vous assurez que le logiciel sait traiter ces attentes, là vous pourrez obtenir des résultats exceptionnels pour votre entreprise ! Et vous aurez fait un excellent investissement !
Accompagnement d’un expert :
Étant donné l’hétérogénéité et le nombre de solutions disponibles sur le marché, il est parfois difficile pour une entreprise d’avoir une vision claire et complète des types d’outils adaptés à son besoin (par exemple : GED ou plateforme de dématérialisation des factures ?). Dans ce cas, il est possible de se faire accompagner au travers d’une démarche d’Audit (aide au choix du logiciel, identification des processus clés, priorisation des chantiers, etc.).
