Comment faire de la GED l’outil indispensable à votre Système de Management de la Qualité ?
Nous avons identifié 3 enjeux clés pour faire de votre projet de dématérialisation un succès !
Les services Qualité rencontrent de nombreux enjeux liés à la Gestion Documentaire. Les systèmes classiques mis à leur disposition présentent de nombreuses limites. La plupart des systèmes de gestion de fichiers traditionnels ne disposent pas de gestion de versions, de traçabilité et de diffusion, qui sont pourtant des prérequis du Management de la Qualité.
Poussée par une gestion quotidienne chronophage et parfois des contraintes règlementaires, la Qualité fait généralement partie des premières fonctions de l’entreprise à s’équiper d’une solution de Gestion Documentaire. Ces services deviennent alors des ambassadeurs de la solution dans l’entreprise et participent à la diffusion des bonnes pratiques.
Dans cette série de trois articles, nous évoquerons les enjeux clés que les services Qualité adressent avec une solution de GED et ECM !
Enjeu numéro 1 : La Gestion et la diffusion du Référentiel Documentaire
La mise en place d’un référentiel documentaire qualité répond à un objectif principal : offrir à chaque collaborateur un accès à la bonne information, au bon moment.
Pour adresser cet enjeu sous tous ses aspects, les systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED ou ECM) doivent disposer d’un certain nombre de fonctionnalités clés :
- Classement par métadonnées, afin de trouver le document par de multiples critères de recherche
- Gestion d’une base de modèles de documents
- Alertes sur les échéances à venir (renouvellement d’audit, procédures à réviser, etc.)
- Versioning avec gestion des indices documentaires
- Cycle de vie des documents (workflows de création, révision, validation)
- Diffusion de l’information aux équipes, au bon moment, grâce à des notifications ciblées par profil utilisateur
- Gestion de l’apprentissage, formation et traçabilité par la signature des documents (« lu et approuvé »)
- Gestion des droits en définissant pour chaque document ou chaque typologie de documents quels seront les autorisations des utilisateurs
Pilier du Système de Management de la Qualité, le Référentiel Documentaire géré dans une GED, permet le respect des processus clés tout en apportant aux équipes un gain de temps dans leurs recherches !
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La semaine prochaine nous évoquerons l’Enjeu Numéro 2 : La gestion des Non-Conformité et des CAPA. Abonnez-vous à notre page LinkedIn
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