Comment faire de la GED l’outil indispensable à votre Système de Management de la Qualité ? Dans cette série de trois articles, nous traitons les enjeux clés que les services Qualité adressent avec une solution de GED et ECM ! La semaine dernière, nous avons évoqué le socle de la démarche qualité : la gestion et la diffusion du référentiel Qualité.
Abordons aujourd’hui l’enjeu numéro 2 : La gestion des Non-Conformités et des CAPA !
Réclamation client, défaut de fabrication, matière non-conforme : la Non-conformité engendre des risques importants pour les organisations. Avec la mise en place d’une solution de GED QMS, les entreprises pilotent les enjeux majeurs de leurs Services Qualité en fluidifiant les remontées d’informations (Non-conformités, déviations, réclamations, etc.), la création d’actions associées (Actions Préventives, Actions Correctives), en améliorant leur traçabilité.
Comment choisir sa solution de GED QMS ? Les fonctionnalités suivantes permettront d’assurer le bon fonctionnement de votre Système de Management de la Qualité pour la gestion des Non-Conformités et des CAPA :
- Déclarer simplement les Non-Conformités: à travers des formulaires de saisie des informations et d’ajout des pièces-jointes utiles (documents joints, photos, etc.)
- Envoyer le formulaire aux acteurs en charge de la résolution du problème
- Notifier les acteurs des actions à réaliser, gérer les relances
- Assurer le suivi de processus de la déclaration de la Non-Conformité de son initialisation jusqu’à sa clôture (grâce au circuit de workflow)
- Associer les Non-Conformités et les CAPA avec d’autres formulaires, documents, flux métiers, etc.
- Favoriser la collaboration à travers les flux, les formulaires et les documents
- Disposer d’une interface utilisateur permettant la simplicité du suivi des processus (agenda, listes par typologie, notifications, relances)
- Interagir avec les autres outils métiers du système d’informations de l’entreprise : par exemple, en synchronisant les clients depuis la CRM ou les OF de l’ERP
- Disposer d’une facilité de personnalisation des workflows de traitement, afin de les adapter à votre structure
- Assurer la traçabilité et le Reporting
La solution permettra ainsi de traiter efficacement et rapidement les différentes Non-Conformités, tout en assurant la satisfaction client et les processus d’amélioration continue. La traçabilité et la structuration générée offriront un gain de temps important pour la préparation de vos prochains Audits Qualité !
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La semaine prochaine nous évoquerons l’Enjeu Numéro 3 : La maîtrise des Audits Qualité. Abonnez-vous à notre page LinkedIn
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